Політика конфіденційності компанії

Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, Володільцем яких є Продавець (політика приватності)

  1. Загальні поняття та сфера застосування

1.1. Визначення термінів:

            база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

            загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних.

            згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;

            обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням (видаленням) відомостей про фізичну особу;

персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

            розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій Володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані.

            суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

            третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, Володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій Володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

            особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

            Інші терміни, що використовуються в даному Положенні, вживаються у значеннях, наведених у Законі України “Про захист персональних даних”.

1.2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

2.Збір та використання персональних даних

2.1. Володільцем та розпорядником персональних даних користувачів Вебпорталу  є Продавець.

При використанні користувачем сервісів Вебпорталу Продавцем здійснюється обробка даних користувача, а саме:

– даних, що надаються користувачем як при заповненні реєстраційних форм, так і в процесі користування сервісами;

– файли cookie;

– ір-адреси;

– параметри і налаштувань інтернет-браузерів (User-agent).

2.2. Продавець збирає тільки ті персональні дані (наприклад, Ваше ім’я і прізвище, логін і пароль доступу, адреса електронної пошти, номер контактного телефону, дата народження, стать і т.д.), які свідомо і добровільно надані Вами як суб’єктом персональних даних в цілях використання сервісів Вебпорталу, що відповідно до вимог законодавства є згодою суб’єкта персональних даних на обробку своїх персональних даних відповідно до сформульованої в цій Політиці мети їх обробки.

2.3. Продавець не збирає будь-яку інформацію, до обробки якої, законодавством встановлені певні вимоги, як-то інформацію про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання в скоєнні злочину або засудження до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних (відповідно до статті 7 Закону України «Про захист персональних даних»).

  1. Мета обробки персональних даних

3.1. Метою обробки персональних даних у системі є збереження та адміністрування інформації про контрагентів відповідно до вимог Закону України “Про захист персональних даних”.

3.2. Обробка персональних даних здійснюється з метою забезпечення виконання цивільно-правових зобов’язань, надання чи отримання послуг/товарів та проведення розрахунків за них відповідно до Податкового кодексу України та Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.

  1. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних

4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути вільним і усвідомленим волевиявленням фізичної особи щодо дозволу на обробку її персональних даних відповідно до визначеної мети. Така згода може надаватися у таких формах:

  • письмовий документ на паперовому носії з реквізитами, що дають змогу ідентифікувати документ і фізичну особу;
  • електронний документ з обов’язковими реквізитами, які забезпечують можливість ідентифікації документа та особи; у разі надання такої згоди доцільним є використання електронного підпису суб’єкта персональних даних;
  • позначка в електронному документі чи файлі, що обробляється інформаційною системою на основі зафіксованих програмно-технічних рішень.

4.2. Суб’єкт персональних даних надає свою згоду під час оформлення цивільно-правових відносин згідно з вимогами чинного законодавства.

4.3. Інформування суб’єкта персональних даних про внесення його даних до бази персональних даних, про його права, передбачені Законом України “Про захист персональних даних”, про мету збору та про осіб, яким можуть бути передані ці дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до законодавства.

4.4. Забороняється обробка персональних даних, що стосуються расового та етнічного походження, політичних, релігійних або світоглядних переконань, членства у політичних партіях чи профспілках, а також даних про стан здоров’я чи статеве життя (особливі категорії даних).

  1. Місцезнаходження бази персональних даних

5.1. Бази персональних даних знаходяться за адресою Продавця.

  1. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої Володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України “Про захист персональних даних” або неспроможна їх забезпечити.

6.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних Володільцю бази персональних даних.

6.4. У запиті зазначаються:

  • прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);
  • найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
  • прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
  • відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про Володільця чи розпорядника цієї бази;
  • перелік персональних даних, що запитуються;
  • мета запиту.

6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку Володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Усі працівники Володільця бази персональних даних зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації щодо рахунків у цінних паперах та обігу цінних паперів.

6.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

6.8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.9. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

  • прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
  • дата відправлення повідомлення;
  • причина відстрочення;
  • строк, протягом якого буде задоволене запит.

6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

  • прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
  • дата відправлення повідомлення;
  • причина відмови.

6.12. Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено згідно діючого законодавства України.

  1. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних

7.1. Володілець бази персональних даних забезпечений системними, програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, що унеможливлюють втрату, викрадення, несанкціоноване знищення, спотворення, підроблення чи копіювання інформації та відповідають вимогам національних і міжнародних стандартів.

7.2. Відповідальна особа організовує процеси, пов’язані із забезпеченням захисту персональних даних під час їх обробки, відповідно до чинного законодавства. Така особа призначається наказом Володільця бази персональних даних.

Перелік обов’язків відповідальної особи щодо організації заходів із захисту персональних даних визначається у її посадовій інструкції.

7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

  • знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
  • розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;
  • забезпечити виконання співробітниками Володільця бази персональних даних вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних;
  • розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
  • повідомляти Володільця бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
  • забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.

7.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

  • отримувати необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані Володільцем бази персональних даних , пов’язані із обробкою персональних даних;
  • робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;
  • брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці;
  • вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;
  • одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
  • підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку персональних даних або мають до них доступ у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків, зобов’язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних, а також внутрішніх нормативних документів щодо їх обробки та захисту.

7.6. Працівники, що мають доступ до персональних даних та/або здійснюють їх обробку, зобов’язані не допускати будь-якого розголошення персональних даних, довірених їм або отриманих під час виконання професійних, службових чи трудових обов’язків. Це зобов’язання залишається чинним і після припинення їх діяльності, пов’язаної з персональними даними, за винятком випадків, передбачених законом.

7.7. Особи, які мають доступ до персональних даних або здійснюють їх обробку, у разі порушення вимог Закону України “Про захист персональних даних” несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

7.8. Персональні дані не можуть зберігатися довше, ніж потрібно для досягнення мети, з якою вони були зібрані, але в будь-якому разі — не довше строку, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на їх обробку.

  1. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних

8.1. Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

8.2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

8.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних Володільцю бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

  • прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
  • інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;
  • відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про Володільця чи розпорядника цієї бази;
  • перелік персональних даних, що запитуються.

8.4. Протягом цього строку Володілець бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

8.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

  1. Додаткові умови

9.1. Володілець бази персональних даних залишає за собою право в будь-який момент змінювати умови цієї Політики. У разі внесення змін оновлена редакція буде опублікована на цьому Вебпорталу. Якщо Користувач не погоджується з такими змінами, він зобов’язаний негайно припинити використання Вебпорталу.

9.2. Володілець бази персональних даних не несе відповідальності за будь-які збитки чи втрати, завдані Користувачу або третім особам у результаті неправильного трактування або нерозуміння положень цієї Політики.

9.3. Якщо будь-яке положення цієї Політики, її окремий пункт або частина будуть визнані такими, що суперечать чинному законодавству України або є недійсними, це не впливає на чинність інших положень Політики – вони продовжують діяти. Будь-яке положення, визнане недійсним або таким, що не може бути виконаним, вважається зміненим або уточненим настільки, наскільки це необхідно для забезпечення його дійсності та можливості виконання без додаткових дій Сторін.